โดยที่ กบข. จัดตั้งขึ้นและมีพันธกิจตามพระราชบัญญัติกองทุนบำเหน็จบำนาญข้าราชการ พ.ศ. 2539 และพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 ประกอบกับประกาศกองทุนบำเหน็จบำนาญข้าราชการ เรื่อง นโยบายการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2563 มีข้อกำหนดให้ กบข. ในฐานะที่เป็นผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคลจะต้องถือปฏิบัติในการเก็บรวบรวม ใช้ หรือเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลของ “พนักงานและลูกจ้างของ กบข. รวมทั้งบุคคลในครอบครัวของพนักงานและลูกจ้างของ กบข. ประกอบด้วยบิดามารดา คู่สมรส และบุตร” ซึ่งต่อไปจะเรียกว่า “เจ้าของข้อมูลส่วนบุคคล” ดังนั้น กบข. จึงขอแจ้งความประสงค์ในการเก็บรวบรวม ใช้ หรือเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลให้เจ้าของข้อมูลส่วนบุคคลทราบดังต่อไปนี้

1. กบข. จะเก็บรวบรวม ใช้ หรือเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลของเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคลที่เป็นชื่อ นามสกุล เลขประจำตัวประชาชน เพศ วันเดือนปีเกิด ลายมือชื่อ หมายเลขโทรศัพท์ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี และเลขบัญชีธนาคาร รวมทั้งจะเก็บรวบรวม ใช้ หรือเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลที่เป็นข้อมูลส่วนบุคคลอ่อนไหว ได้แก่ เชื้อชาติ ศาสนา ข้อมูลสุขภาพ ความพิการ ข้อมูลชีวภาพ (ลายนิ้วมือ หรือรูปภาพใบหน้า) เท่าที่จำเป็นเท่านั้น และจะเก็บรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคลดังกล่าวจากเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคลโดยตรงด้วยวิธีการกรอกข้อมูลในเอกสาร บันทึกข้อมูลเสียงหรือภาพ หรือวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์อื่นใดตามแต่ กบข. จะเห็นสมควร โดยมีวัตถุประสงค์ดังต่อไปนี้
   1. .กรณีที่เป็นข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานและลูกจ้าง : กบข. จะเก็บรวบรวม ใช้ หรือเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานและลูกจ้าง เพื่อวัตถุประสงค์ในการตรวจสอบคุณสมบัติและลักษณะต้องห้าม บรรจุแต่งตั้ง กำหนดตำแหน่งและอัตราเงินเดือน เลื่อนตำแหน่ง ประเมินผลการปฏิบัติงาน ฝึกอบรมและพัฒนาความรู้ความสามารถ จ่ายค่าตอบแทน จัดสวัสดิการ ดำเนินการทางวินัย อุทธรณ์ ร้องทุกข์ การตรวจสอบและยืนยันประวัติการปฏิบัติงานเพื่อประโยชน์ของพนักงานและลูกจ้าง และการบริหารงานทรัพยากรบุคคลส่วนอื่นของ กบข. ภายใต้ข้อบังคับและระเบียบว่าด้วยการพนักงานหรือลูกจ้างที่ กบข. กำหนด ซึ่งหาก กบข. ไม่ได้รับข้อมูลส่วนบุคคล จะทำให้ กบข. ไม่สามารถดำเนินการตามวัตถุประสงค์ดังกล่าวได้
   2. .กรณีที่เป็นข้อมูลส่วนบุคคลของบุคคลในครอบครัวของพนักงานและลูกจ้าง : กบข. จะเก็บรวบรวม ใช้ หรือเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลของบุคคลในครอบครัวของพนักงานและลูกจ้าง เพื่อวัตถุประสงค์ในการติดต่อเมื่อเกิดเหตุจำเป็นหรือฉุกเฉินในการป้องกันหรือระงับอันตรายต่อชีวิต ร่างกาย หรือสุขภาพของพนักงานและลูกจ้าง รวมทั้งเพื่อการจัดสวัสดิการภายใต้ข้อบังคับและระเบียบว่าด้วยการพนักงานหรือลูกจ้างที่ กบข. กำหนด ซึ่งหาก กบข. ไม่ได้รับข้อมูลส่วนบุคคล จะทำให้ กบข. ไม่สามารถดำเนินการตามวัตถุประสงค์ดังกล่าวได้
2. ในกรณีที่ กบข. จะเก็บรวบรวม ใช้ หรือเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลของเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคลนอกเหนือจากวัตถุประสงค์ตามที่กำหนดไว้ในข้อ 1 กบข. จะต้องได้รับความยินยอมจากเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคลเสียก่อน เว้นแต่เป็นกรณีที่มีกฎหมายบัญญัติให้กระทำได้หรือเป็นกรณีที่ต้องดำเนินการตามคำสั่งของผู้มีอำนาจหน้าที่ตามกฎหมาย
3. กบข. จะดำเนินการเพื่อให้ข้อมูลส่วนบุคคลของเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคลมีความถูกต้อง เป็นปัจจุบัน สมบูรณ์ ไม่ก่อให้เกิดความเข้าใจผิด และมีคุณภาพ รวมทั้งให้การคุ้มครองและรักษาความมั่นคงปลอดภัยของข้อมูลส่วนบุคคลของเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคลตามนโยบายการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลที่ กบข. กำหนด เพื่อมิให้ข้อมูลส่วนบุคคลของเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคลเกิดการรั่วไหลหรือถูกนำไปใช้โดยผู้ที่ไม่มีสิทธิหรือโดยมิชอบด้วยกฎหมาย
4. กบข. จะลบหรือทำลาย หรือทำให้ข้อมูลส่วนบุคคลของเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคลเป็นข้อมูลที่ไม่สามารถระบุตัวบุคคลที่เป็นเจ้าของข้อมูลได้ เมื่อข้อมูลส่วนบุคคลของเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคลนั้นไม่สามารถใช้ประโยชน์ได้ตามวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้ในข้อ 1 ได้อีกต่อไป หรือถูกจัดเก็บมาเป็นเวลา 10 ปี นับแต่วันที่พนักงานหรือลูกจ้างสิ้นสุดการปฏิบัติงานกับ กบข. เว้นแต่จะมีกฎหมายกำหนดไว้เป็นอย่างอื่น