โดยที่ กบข. จัดตั้งขึ้นและมีพันธกิจตามพระราชบัญญัติกองทุนบำเหน็จบำนาญข้าราชการ พ.ศ. 2539 และพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 ประกอบกับประกาศกองทุนบำเหน็จบำนาญข้าราชการ เรื่อง นโยบายการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2563 มีข้อกำหนดให้ กบข. ในฐานะที่เป็นผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคลจะต้องถือปฏิบัติในการเก็บรวบรวม ใช้ หรือเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลของ “สมาชิก บุคคลที่เกี่ยวข้องกับสมาชิก (ทายาทโดยธรรมและทายาทตามพินัยกรรม) และเจ้าหน้าที่ของส่วนราชการเจ้าสังกัดของสมาชิก” ซึ่งต่อไปจะเรียกว่า “เจ้าของข้อมูลส่วนบุคคล” ดังนั้น กบข. จึงขอแจ้งความประสงค์ในการเก็บรวบรวม ใช้ หรือเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลให้เจ้าของข้อมูลส่วนบุคคลทราบดังต่อไปนี้

1. กบข. จะเก็บรวบรวม ใช้ หรือเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลของเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคลเพื่อวัตถุประสงค์ดังต่อไปนี้
   1. กรณีที่เป็นข้อมูลส่วนบุคคลของสมาชิก : กบข. จะเก็บรวบรวม ใช้ หรือเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลของสมาชิก ได้แก่ ชื่อ นามสกุล เลขประจำตัวประชาชน เพศ วันเดือนปีเกิด ที่อยู่ หมายเลขโทรศัพท์ อีเมล และเลขบัญชีธนาคาร รวมทั้งจะเก็บรวบรวม ใช้ หรือเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลที่เป็นข้อมูลส่วนบุคคลอ่อนไหว ได้แก่ ศาสนา ข้อมูลชีวภาพ (รูปภาพใบหน้า) เพื่อวัตถุประสงค์ในการจ่ายบำเหน็จบำนาญและให้ประโยชน์ตอบแทนการรับราชการแก่สมาชิกเมื่อออกจากราชการ เพื่อส่งเสริมการออมทรัพย์ของสมาชิก รวมทั้งเพื่อจัดสวัสดิการและสิทธิประโยชน์อื่นให้แก่สมาชิก
   2. กรณีที่เป็นข้อมูลส่วนบุคคลของบุคคลที่เกี่ยวข้องกับสมาชิก (ทายาทโดยธรรมและทายาทตามพินัยกรรม) : กบข. จะเก็บรวบรวม ใช้ หรือเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลของบุคคลที่เกี่ยวข้องกับสมาชิก ได้แก่ ชื่อ นามสกุล เลขประจำตัวประชาชน ที่อยู่ หมายเลขโทรศัพท์ อีเมล และเลขบัญชีธนาคาร รวมทั้งจะเก็บรวบรวม ใช้ หรือเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลที่เป็นข้อมูลส่วนบุคคลอ่อนไหว ได้แก่ ข้อมูลชีวภาพ (รูปภาพใบหน้า) เพื่อวัตถุประสงค์ในการตรวจสอบคุณสมบัติและสิทธิในการรับเงินจาก กบข. ในกรณีที่สมาชิกถึงแก่กรรม ซึ่งหาก กบข. ไม่ได้รับข้อมูลส่วนบุคคล จะทำให้ กบข. ไม่สามารถดำเนินการตามวัตถุประสงค์ดังกล่าวได้
   3. กรณีที่เป็นข้อมูลส่วนบุคคลของเจ้าหน้าที่ของส่วนราชการเจ้าสังกัดของสมาชิก : กบข. จะเก็บรวบรวม ใช้ หรือเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลของเจ้าหน้าที่ของส่วนราชการเจ้าสังกัดของสมาชิก ได้แก่ ชื่อ นามสกุล ที่อยู่ หมายเลขโทรศัพท์ อีเมล และ ID Line รวมทั้งจะเก็บรวบรวม ใช้ หรือเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลที่เป็นข้อมูลส่วนบุคคลอ่อนไหว ได้แก่ ข้อมูลชีวภาพ (รูปภาพใบหน้า) เพื่อวัตถุประสงค์ในการติดต่อประสานงานในการับและจ่ายบำเหน็จบำนาญและให้ประโยชน์ตอบแทนการรับราชการแก่สมาชิกเมื่อออกจากราชการ ซึ่งหาก กบข. ไม่ได้รับข้อมูลส่วนบุคคล จะทำให้ กบข. ไม่สามารถดำเนินการตามวัตถุประสงค์ดังกล่าวได้

   ในการเก็บรวบรวม ใช้ หรือเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลของเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคลตามวรรคหนึ่ง กบข. จะดำเนินการเท่าที่จำเป็นเท่านั้น และจะเก็บรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคลดังกล่าวจากเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคลโดยตรงด้วยวิธีการกรอกข้อมูลในเอกสาร บันทึกข้อมูลเสียงหรือภาพ หรือวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์อื่นใดตามแต่ กบข. จะเห็นสมควร

2. ในกรณีที่ กบข. จะเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลของเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคลให้บุคคลอื่นทราบนอกเหนือจากวัตถุประสงค์ตามที่กำหนดไว้ในข้อ 1 กบข. จะต้องได้รับความยินยอมจากเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคลเสียก่อน เว้นแต่เป็นกรณีที่มีกฎหมายบัญญัติให้กระทำได้หรือเป็นกรณีที่ต้องดำเนินการตามคำสั่งของผู้มีอำนาจหน้าที่ตามกฎหมาย
3. กบข. จะดำเนินการเพื่อให้ข้อมูลส่วนบุคคลของเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคลมีความถูกต้อง เป็นปัจจุบัน สมบูรณ์ ไม่ก่อให้เกิดความเข้าใจผิด และมีคุณภาพ รวมทั้งให้การคุ้มครองและรักษาความมั่นคงปลอดภัยของข้อมูลส่วนบุคคลของเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคลตามนโยบายการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลที่ กบข. กำหนด เพื่อมิให้ข้อมูลส่วนบุคคลของเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคลเกิดการรั่วไหลหรือถูกนำไปใช้โดยผู้ที่ไม่มีสิทธิหรือโดยมิชอบด้วยกฎหมาย
4. กบข. จะลบหรือทำลาย หรือทำให้ข้อมูลส่วนบุคคลของเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคลเป็นข้อมูลที่ไม่สามารถระบุตัวบุคคลที่เป็นเจ้าของข้อมูลได้ เมื่อข้อมูลส่วนบุคคลของเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคลนั้นไม่สามารถใช้ประโยชน์ได้ตามวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้ในข้อ 1 ได้อีกต่อไป หรือถูกจัดเก็บมาเป็นเวลา 10 ปี นับแต่วันที่สมาชิกหรือผู้มีสิทธิรับเงินได้รับเงินจากกองทุนโดยถูกต้องครบถ้วน เว้นแต่จะมีกฎหมายกำหนดไว้เป็นอย่างอื่น